Qu’il s’agisse de vacances, d’un déplacement professionnel ou d’un changement d’entreprise, une réponse automatique par e-mail est un bon choix pour tout type d’absence. Vous avez besoin rapidement d’une note d’absence formulée de manière appropriée ? Vous trouverez chez nous de nombreux conseils pratiques et des modèles de textes gratuits pour votre prochaine absence au bureau.
Merci pour votre message, malheureusement je ne suis pas au bureau en ce moment.
Tout le monde connaît certainement ces e-mails automatiques ou des e-mails similaires. Ce que l’on appelle la note d’absence est particulièrement pratique lorsque vous n’êtes pas au bureau. Que ce soit parce que vous êtes en vacances, en voyage d’affaires ou tout simplement malade. En quelques lignes amicales, vous pouvez informer vos clients, partenaires et collègues de votre absence. Les notes d’absence sont rapidement créées en quelques clics et simplifient la communication pendant votre absence. Vous pouvez indiquer de manière ciblée les responsabilités jusqu’à votre retour. Les demandes des clients ne tombent ainsi pas dans le vide et peuvent être traitées en temps voulu. Avantage pour vous : moins de demandes et de tâches en suspens s’accumulent dans votre boîte aux lettres et votre niveau de stress n’est pas immédiatement mis à rude épreuve à votre retour.
Contenu:
- Un message d’absence professionnel pour chaque occasion
- Créer un message d’absence dans Outlook
- Conseils pour une note d’absence réussie
- Modèles de texte gratuits pour votre prochaine réponse automatique
- 4 conseils pour une note d’absence parfaite
Qu’est-ce qui fait une bonne note d’absence ?
Un message d’absence du style 08/15 « Je ne suis pas là » n’a pas une grande utilité, ni pour vous ni pour vos clients. En revanche, une bonne note d’absence mentionne toutes les informations importantes dont les clients, les partenaires commerciaux et les collègues ont besoin. Il s’agit notamment de la période d’absence, de votre remplaçant et, le cas échéant, du motif. Avec ces indications, vous évitez les malentendus et donnez en plus une note personnelle à la réponse automatique.
Occasions possibles
C’est bien sûr à vous de décider si vous souhaitez donner une raison à votre absence dans la réponse automatique. Mais parfois, il est même judicieux que les destinataires connaissent la raison. Ils peuvent ainsi décider eux-mêmes s’ils peuvent attendre votre retour pour faire leur demande.
Une note d’absence spécifique est pratique lorsque vous êtes en vacances ou en déplacement professionnel. Dans ce cas, vous connaissez la période exacte pendant laquelle vous ne vous trouvez pas au bureau et êtes difficilement ou pas du tout joignable. De même, en cas de maladie prolongée, de congé parental, de congé sabbatique ou de changement d’entreprise, une note d’absence personnelle permet de faire la différence dans la manière dont votre absence sera perçue. Comme vous n’êtes pas joignable pendant une période prolongée, vos e-mails ne seront pas traités par vous. Grâce aux informations de la réponse automatique, les clients et les collègues sont désormais au courant et peuvent s’adresser à un autre interlocuteur pour leurs demandes.
D’ailleurs, même si vous tombez malade au dernier moment, un message d’absence vous aidera à communiquer votre absence.
Créer un message d’absence dans Outlook
Pour créer un message d’absence dans Outlook, vous devez accéder aux informations du compte. Vous y parvenez en cliquant sur Fichier. Cliquez ensuite sur le champ Réponse automatique (hors domicile). Dans le dialogue suivant, vous pouvez définir le texte exact de votre message d’absence – vous trouverez ici des exemples de formulation utiles.
Remarque : nous travaillons avec Office/Microsoft 365 (version 2005, build 12827.20268 click-and-lose).
Conseils pour une note d’absence réussie
La réponse automatique permet de communiquer des éléments organisationnels importants. Pour cela, il faut surtout veiller aux points suivants :
Quelle est la durée de l’absence ?
Vous pouvez définir un message d’absence pour une période indéterminée ou indiquer une date précise, y compris l’heure. Vous pouvez ainsi définir la période pendant laquelle le message d’absence doit être envoyé. Réfléchissez donc à l’avance à la plage horaire de votre absence et communiquez-la (si possible) dans votre réponse automatique.
Communiquer différemment en interne et en externe ?
Outlook offre la possibilité d’envoyer deux textes différents comme réponse automatique. Vous pouvez ainsi différencier les textes entre les destinataires internes (au sein de mon organisation) et externes (en dehors de mon organisation).
Si vous vous tutoyez dans l’entreprise, vous pouvez également le faire pour votre message d’absence interne. Veillez donc particulièrement à la formulation correcte ainsi qu’à la signature pour les destinataires respectifs de votre message.
Internationalisation
Les entreprises internationales devraient rédiger des notes d’absence en deux langues. Bien entendu, cela peut aussi dépendre du service dans lequel vous travaillez. Si vous travaillez dans le service à la clientèle ou dans la vente, il se peut que vous soyez en contact avec des personnes de langue étrangère. Dans ce cas, les versions bilingues sont très utiles.
Que se passe-t-il avec les e-mails entrants ?
Abordez également la question de l’accès à la boîte aux lettres électronique. Si vous avez créé vous-même des rendez-vous, ils ne peuvent pas être déplacés par d’autres en votre absence – à moins que vous ne mettiez en place un suppléant pour la boîte aux lettres (nous y reviendrons), ce qui doit bien sûr être fait au préalable.
Si vous souhaitez réagir vous-même aux e-mails malgré votre absence, vous avez bien sûr besoin d’un accès à Internet lorsque vous êtes en déplacement. Mais ce qui semble banal peut vite devenir un obstacle : Des fonctions d’itinérance désactivées, des réseaux sans fil troués ou des tarifs de données à l’étranger obscènement chers ont déjà surpris plus d’un cadre – même si, entre-temps, il n’y a plus de grands pièges de coûts à craindre, du moins dans l’UE.
Qui s’occupe des tâches ?
L’étape suivante consiste à déterminer s’il existe un remplaçant pour la durée de votre absence. S’il y en a un, il doit être mentionné avec ses coordonnées dans le message d’absence. En particulier si vous n’avez pas accès à vos e-mails pendant une longue période, il est judicieux d’organiser un remplacement. Pour les collègues, outre le nom, l’adresse e-mail est généralement suffisante. Pour vos clients, il est préférable d’inclure également un numéro de téléphone afin que les demandes puissent être traitées le plus rapidement possible.
Vous n’avez pas de remplaçant ? Dans ce cas, transmettez également cette information à vos clients et partenaires commerciaux – et surtout, indiquez une date à partir de laquelle vous serez de retour au bureau. Afin d’offrir tout de même une valeur ajoutée aux destinataires de votre message d’absence, vous devriez indiquer les coordonnées générales du siège de l’entreprise ou de votre service supérieur. De cette manière, il sera peut-être possible de répondre à des demandes sans votre aide.
Les demandes sont-elles transmises ?
Vos e-mails sont automatiquement transférés à un collègue ? Dans ce cas, vous devriez le faire savoir. Ainsi, le destinataire sait qu’il n’a pas besoin d’envoyer une nouvelle fois son e-mail à son collègue. Si aucune transmission n’a lieu, il est conseillé de l’écrire également dans la note d’absence et de mentionner ici aussi les coordonnées de votre remplaçant de manière ciblée dans la note. Ainsi, la personne à l’autre bout du fil sait qu’elle peut à tout moment s’adresser à quelqu’un d’autre pour lui faire part de ses préoccupations.
Transférer automatiquement les e-mails dans Outlook
Vous pouvez configurer un transfert d’e-mail en cliquant sur le champ « Règles… » en bas à gauche de la fenêtre de la note d’absence, puis sur « Ajouter une règle… ». Créez maintenant des traitements individuels pour les e-mails entrants.
Transférer tous les messages
Vous souhaitez que tous les messages soient transférés ? Dans ce cas, cochez la case Envoyé directement à moi. Si vous souhaitez que tous les messages que vous recevez en copie (Cc) soient également transférés, vous devez également cocher la case Copie (Cc à moi). Sélectionnez ensuite l’option Transmettre et saisissez l’adresse e-mail de votre remplaçant.
Si vous souhaitez que l’expéditeur reçoive, en plus du message d’absence normal, une notification sur le transfert de l’e-mail envoyé, vous devez activer le champ Répondre avec. En cliquant sur Modèles, une fenêtre de message vide s’ouvre. Déposez ici un texte d’avertissement correspondant et insérez un objet. Laissez le champ À vide.
Transférer les messages de certains expéditeurs
Bien sûr, vous pouvez aussi faire suivre des messages d’expéditeurs très spécifiques – par exemple si vous savez que certains clients vont envoyer des documents importants en votre absence. Pour ce faire, insérez les adresses e-mail correspondantes en haut dans le champ De.
Transférer uniquement les messages relatifs à certains sujets
Avec une règle d’absence, vous pouvez également définir que seuls les messages concernant un sujet précis seront transmis à la personne responsable. Ainsi, votre remplaçant ne recevra que des messages vraiment importants et ne sera pas inondé d’e-mails « sans importance » (par exemple des newsletters auxquelles vous êtes abonné). Pour ce faire, saisissez un terme approprié dans le champ « Objet » ou « Texte du message ».
Note d’absence appropriée : modèles gratuits
Nous avons rédigé nos exemples de formulation pour six occasions différentes et nous nous sommes également efforcés de rédiger des notes d’absence de portée générale. Il vous suffit de choisir un modèle approprié et de l’adapter à vos besoins personnels !
Notre conseil : adaptez la réponse automatique au cercle de destinataires et envoyez en interne un message d’absence différent de celui envoyé en externe. Avec nos modules de texte pratiques, nous vous offrons la possibilité de communiquer votre absence rapidement et simplement – sans aucun malentendu.
Modèles internes
1Général
Chers collègues,
Merci beaucoup pour votre message. Il s’agit d’une réponse automatique, car je suis actuellement absent. Veuillez noter que votre e-mail ne sera pas traité. Je vous contacterai à mon retour.
Si vous avez des questions, adressez-vous à Max Mustermann.
Salutations
Michèle
Chers collègues,
je serai absent du bureau du jj. au jj.mm.aaaa et je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période. A partir du jj.mm.aaaa, je serai à nouveau joignable personnellement et je m’occuperai de vos demandes.
Salutations
Michèle
Chers collègues,
je serai absent jusqu’au jj.mm.aaaa inclus. Pendant cette période, mes e-mails ne seront pas transférés et je n’y répondrai pas. En cas d’urgence, veuillez vous adresser à mon remplaçant Max Mustermann.
Salutations
Michèle
Chers collègues,
je ne serai pas au bureau le jj.mm.aaaa. En cas d’urgence, veuillez vous adresser aux collègues suivants :
Zone A : Max Mustermann
Zone B : Marie Musterfrau
Zone C : Mélanie Musterfrau
Salutations
Michèle
2Mission
Chers collègues,
Je suis en déplacement professionnel du jj. au jj.mm.aaaa et je n’ai qu’un accès limité à mes e-mails. En cas d’urgence, vous pouvez me joindre par téléphone au +49 1234 56789. En raison du décalage horaire, je ne suis joignable par téléphone qu’entre XX:XX et XX:XX heures.
Salutations
Michèle
3Vacances
Chers collègues,
du jj. au jj.mm.aaaa, je suis en vacances. En cas d’urgence, adressez-vous à mes collègues Max Mustermann ou Marie Musterfrau. A partir du jj.mm.aaaa, je serai à nouveau joignable personnellement et vous donnerai des nouvelles.
Je vous souhaite de passer un bon moment.
Salutations
Michèle
4Maladie
Chers collègues,
Je suis tombé malade à court terme et je serai probablement à nouveau joignable au bureau à partir du jj.mm.aaaa. En cas d’urgence, veuillez vous adresser à Max Mustermann.
Salutations
Michèle
Chers collègues,
En raison d’une longue maladie, je suis actuellement absent de l’établissement. Pendant ce temps, mes e-mails sont transmis et traités par mon remplaçant Max Mustermann.
Merci de votre compréhension.
Salutations
Michèle
5Congé parental
Chers collègues,
à partir du jj.mm.aaaa, je travaillerai dans un premier temps à temps plein et à temps partiel en tant que maman/papa. Comme je vais succomber au changement de couches, Max Mustermann sera à vos côtés pour répondre à vos questions sur mon domaine.
Je vous souhaite (ainsi qu’à moi-même) une période sans stress.
Salutations
Michèle
Chers collègues,
Je vais avoir un enfant et je suis en congé parental à partir du jj.mm.aaaa. Pendant cette période, je serai remplacée par mon collègue Max Mustermann. Il est prévu que je reprenne mon activité le jj.mm.aaaa.
Je vous souhaite bonne chance.
Salutations
Michèle
6Congé sabbatique
Chers collègues,
j’ai pris un petit congé sabbatique de mon quotidien professionnel. Mon congé sabbatique commence le jj.mm.aaaa et se termine le jj.mm.aaaa. Pendant cette période, veuillez vous adresser à
Zone A : Max Mustermann
Zone B : Marie Musterfrau
Zone C : Mélanie Musterfrau
Merci de votre compréhension.
Salutations
Michèle
Chers collègues,
Dans le cadre d’un congé sabbatique, je suis parti à la découverte de l’Amérique. Pour que tout se passe bien au bureau, c’est Max Mustermann qui s’occupe de mes tâches.
Meilleurs vœux et à bientôt
Michèle
7Changement d'entreprise
Chers collègues,
Malheureusement, j’ai quitté l’entreprise. Je vous remercie pour cette excellente collaboration.
Pour mes sujets, veuillez vous adresser à Max Mustermann.
Tout le bonheur du monde
Michèle
P.S. : Restez à jour via LinkedIn et/ou Xing.
Modèles externes
1Général
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. Il s’agit d’une réponse automatique, car je ne suis pas dans l’établissement. Veuillez noter que votre e-mail ne sera pas traité. Je vous contacterai à mon retour. En cas d’urgence, veuillez vous adresser à mon collègue :
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. Je suis absent de chez moi du jj. au jj.mm.aaaa et je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période. Veuillez noter que vos demandes ne seront pas transmises.
En cas d’urgence, veuillez vous adresser à mon remplaçant Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). A partir du jj.mm.aaaa, je répondrai à votre e-mail dans les plus brefs délais.
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. Je ne serai pas joignable au bureau le jj.mm.aaaa et n’ai qu’un accès limité à ma boîte aux lettres. En cas d’urgence, veuillez vous adresser aux collègues suivants :
Zone A : Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Zone B : Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Zone C : Melanie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
2Mission
Mesdames et Messieurs
Je vous remercie de votre prise de contact. En raison d’un déplacement professionnel, je serai absent jusqu’au jj.mm.aaaa inclus. Pendant cette période, je n’aurai qu’un accès limité à ma boîte aux lettres. Dès mon retour de voyage, je vous contacterai immédiatement.
Pour toute question importante, veuillez vous adresser à M. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
3Vacances
Mesdames et Messieurs
merci beaucoup pour votre message. Je suis en vacances du jj.mm. au jj.mm.aaaa. En cas d’urgence, veuillez prendre contact avec Monsieur Max Mustermann ou Madame Marie Musterfrau.
Contact :
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Marie Musterfrau
M.Musterfrau@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Veuillez noter que vos demandes ne seront pas transmises. Je vous contacterai le plus rapidement possible à mon retour.
Je vous souhaite de passer un bon moment.
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. Je suis en vacances jusqu’au jj.mm.aaaa inclus. Soyez assuré que je vous contacterai dès mon retour.
En cas d’urgence, veuillez contacter mon collègue, M. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Je vous souhaite de passer un bon moment.
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
4Maladie
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. Comme je suis tombé malade à court terme, je ne serai probablement pas disponible au bureau avant le jj.mm.aaaa. Veuillez noter que vos messages ne seront pas transmis pendant cette période. En cas d’urgence, veuillez vous adresser à Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Nous vous remercions de votre compréhension.
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. En raison d’une longue maladie, je suis actuellement absent de l’établissement. Mes e-mails sont automatiquement transférés à mon remplaçant, M. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Monsieur Mustermann se fera un plaisir de répondre à vos questions.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
5Congé parental
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre e-mail. Je suis actuellement en congé parental. C’est Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) qui me remplacera et se tiendra à votre disposition pour vous conseiller et vous aider.
Je vous souhaite une période fructueuse.
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. A partir du jj.mm.aaaa, je suis en congé parental. Pendant cette période, je serai remplacé par mon collègue Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Veuillez noter que votre message ne sera pas transmis.
Il est prévu que je reprenne mes activités et que je prenne contact avec vous le jj.mm.aaaa.
Nous vous remercions de votre compréhension et de l’agréable collaboration que nous avons eue jusqu’à présent. À bientôt !
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
6Congé sabbatique
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. J’ai pris un petit congé sabbatique de mon travail quotidien. Mon congé sabbatique commence le jj.mm.aaaa et se termine le jj.mm.aaaa. Pendant cette période, Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) prendra en charge mes domaines. Veuillez noter que pendant cette période, vos messages ne seront pas transmis.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
7Changement d'entreprise
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. Malheureusement, j’ai quitté l’entreprise. Merci beaucoup pour l’agréable collaboration et votre confiance.
Pour mes sujets, veuillez vous adresser dès maintenant à Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Restez en contact :
LinkedIn
Xing
Tout bon
Michèle Nom de famille
Mesdames et Messieurs
Merci beaucoup pour votre message. Malheureusement, vous ne pouvez plus me joindre personnellement, car j’ai quitté l’entreprise le jj.mm.aaaa.
Merci beaucoup pour la bonne collaboration de ces dernières années. Je serais heureux que nous restions en contact. Vous pouvez me joindre via LinkedIn et/ou Xing.
Je vous souhaite bonne chance.
Si vous avez des questions, veuillez vous adresser à Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Salutations amicales
Michèle Nom de famille
4 conseils pour une note d’absence parfaite
Le b.a.-ba d’une bonne note d’absence : elle est formulée de manière à répondre directement à toutes les questions qui se posent. Aucune question ne doit rester sans réponse pour le destinataire. Nous avons récapitulé pour vous les points les plus importants :
→ Indiquez la période exacte de votre absence.
→ Indiquez un remplaçant, y compris ses coordonnées.
→ Mentionnez si les e-mails sont transférés.
→ Veillez particulièrement à utiliser une formule de salutation et un style d’écriture appropriés.
Source de l’image : Kari Shea via Unsplash